Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 31 augustus 2026.

PlayWhen is software waarmee een tennis- of padelclub haar clubtornooi organiseert. Deze pagina legt uit welke persoonsgegevens daarbij verwerkt worden, door wie, waarom, en wat je eraan kan doen.

Wie is verantwoordelijk?

Dat hangt ervan af wie je bent, en dat verschil is belangrijk voor waar je met een vraag terechtkan.

Ben je speler bij een club die PlayWhen gebruikt? Dan is jouw club verantwoordelijk voor je gegevens. Zij beslist welk tornooi ze organiseert, wie ze uitnodigt en wat ze aanrekent. Wij zijn haar verwerker: wij bewaren en verwerken die gegevens in haar opdracht en doen er niets anders mee. Vragen over jouw gegevens stel je dus in de eerste plaats aan je club.

Ben je clubbestuurder, of bezoek je deze website? Dan zijn wij verantwoordelijk. Dat gaat over je klantgegevens en over wat je invult op het contactformulier.

Wij, dat is Fly Media bv, Kauwereelstraat 35, 3051 Oud-Heverlee, ondernemingsnummer 0773.416.731. Je bereikt ons op hello@playwhen.be.

Welke gegevens, en waarvoor?

Als je dit contactformulier invult

Je naam, je e-mailadres, je clubnaam, je telefoonnummer als je dat invult, en je bericht. We gebruiken die enkel om je vraag te beantwoorden. De grondslag is je toestemming, die je uitdrukkelijk geeft met het vinkje onderaan het formulier.

We bewaren die berichten zolang het contact loopt en daarna hoogstens twee jaar, zodat we een eerder gesprek kunnen terugvinden wanneer je later opnieuw contact opneemt. Vraag je ons ze eerder te wissen, dan doen we dat.

Als je speelt in een tornooi

Je club geeft ons je naam en je e-mailadres om je te kunnen uitnodigen. Daarna houdt de tool bij:

je account: voornaam, achternaam, e-mailadres, een versleuteld wachtwoord, je telefoonnummer als je het invult, en of je herinneringen wil ontvangen;
in welke ploegen en poules je speelt;
de momenten waarop je aanduidde dat je kan spelen;
je wedstrijden, met uitslagen, forfaits en no-shows;
wat je aan je club verschuldigd bent en of het betaald is;
welke berichten we je stuurden, en of ze aankwamen.

Dat laatste is geen nieuwsgierigheid maar noodzaak: “ik heb die mail nooit gekregen” beantwoord je met een feit of je beantwoordt het niet.

Je telefoonnummer is zichtbaar voor je tegenstander en voor je clubbestuur. Dat is de bedoeling: wie niet kan komen, belt liever dan dat hij niet opdaagt. Wil je dat niet, laat het veld dan leeg.

De grondslag hier is de overeenkomst tussen jou en je club: zonder deze gegevens kan zij je niet inplannen.

Als je clubbestuurder bent

Naast het bovenstaande houden we de gegevens van je club bij die we nodig hebben om te factureren: naam, adres, btw-nummer en contactpersoon. Koppel je een Mollie-rekening, dan bewaren we de sleutel daarvan versleuteld. Die grondslag is de overeenkomst met ons, en voor de facturen onze wettelijke boekhoudplicht.

Wie ziet je gegevens nog?

We verkopen niets door en we doen niet aan advertenties. Wat er wel is:

Onze hostingpartner Combell, waar de servers staan. Zij kunnen technisch bij de gegevens maar gebruiken ze niet.
Mollie, maar enkel wanneer je club online laat betalen. De betaling loopt dan via de rekening van je club, niet via de onze; wij krijgen van Mollie enkel te horen of er betaald is. Je kaartgegevens komen nooit bij ons terecht.
De partij die onze e-mails verstuurt, voor zolang het duurt om een bericht af te leveren.

Al onze gegevens staan binnen de Europese Unie.

Hoe lang houden we ze bij?

Zolang je club met PlayWhen werkt. Stopt zij, dan verwijderen we haar gegevens en die van haar leden binnen drie maanden, met uitzondering van wat we wettelijk moeten bewaren: facturen houden we zeven jaar bij, zoals de wet voorschrijft.

Vraag je zelf om verwijdering, dan gebeurt er iets specifieks. We wissen niet zomaar alles, want een gespeelde wedstrijd is ook de wedstrijd van je tegenstander, en een klassement waar plots ploegen uit verdwijnen klopt voor niemand meer. In plaats daarvan maken we je gegevens los van de sportieve feiten: je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer verdwijnen, je beschikbaarheden worden gewist, en wat er overblijft is een uitslag zonder wie ze speelde. Herleiden tot jou kan dan niet meer.

Je rechten

Je hebt recht op inzage in wat we over je bijhouden, op verbetering van wat fout staat, op verwijdering, op beperking van de verwerking en op overdracht van je gegevens. Ben je speler, richt je dan tot je club; wij voeren uit wat zij vraagt. Lukt dat niet, mail ons dan gerust rechtstreeks.

De tool kan een volledig overzicht van jouw gegevens uitdraaien, dus zo’n vraag beantwoorden duurt geen weken.

Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Cookies

Deze website laadt niets van buitenaf. Geen advertentienetwerken, geen analysediensten, geen lettertypes van Google: alles staat op onze eigen server. Er is dus ook geen cookiebanner, want er valt niets te weigeren.

Wat er wel staat:

_wpfuuid, van het contactformulier. Die koppelt jouw inzendingen aan elkaar zodat we zien of je al eerder schreef.
Een aanmeldcookie, maar enkel in de tool zelf en enkel wanneer je inlogt. Die is nodig om ingelogd te blijven.

Hoe we ze beveiligen

Wachtwoorden bewaren we gehasht, dus ook wij kunnen ze niet lezen. De Mollie-sleutel van een club staat versleuteld in de databank. Elke club draait op haar eigen adres en ziet enkel haar eigen gegevens; dat is afgedwongen in de software zelf en niet enkel op het scherm. Verkeer loopt over een versleutelde verbinding.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan en zetten we de datum bovenaan bij. Gaat het om een wezenlijke wijziging, dan laten we het je weten.