Je clubtornooi plant zichzelf in.
Spelers geven aan wanneer ze kunnen. PlayWhen maakt de kalender, verstuurt de mails, verwerkt de uitslagen en rekent af. Van 10 tot 100 ploegen en meer dan duizend wedstrijden, zonder Excel-puzzel.
Wij zetten een voorbeeld klaar met jullie poules en jullie terreinen erin. Gratis, en zonder dat je iets moet installeren.
Gebouwd voor een echt clubseizoen, niet voor een demo.
PlayWhen is geschreven tijdens een echt tornooi bij een Vlaamse club, met echte spelers die hun beschikbaarheden te laat doorgaven en echte wedstrijden die verplaatst moesten worden. Elke knop op deze pagina bestaat omdat iemand ze die winter nodig had.
lang meegedraaid bij een Vlaamse club, van inschrijving tot eindklassement
ploegen in een tornooi, verdeeld over zoveel reeksen als je zelf wil
wedstrijden per seizoen, met een kalender die in seconden staat
dubbel geboekte terreinen: elk tijdslot en elk terrein wordt bewaakt
Een winterdubbel organiseren kost een vrijwilliger een halve winter.
Elke club kent het: een handvol mensen die weken bezig zijn met puzzelen, herinneren en achter geld aanlopen. Precies dat werk neemt PlayWhen over.
De kalenderpuzzel
Tientallen ploegen, een handvol terreinen, iedereen kan op een ander moment. Handmatig inplannen duurt avonden en na de eerste verplaatsing klopt het schema al niet meer.
Achter iedereen aanlopen
Beschikbaarheden opvragen, uitslagen verzamelen, het klassement bijwerken en doorsturen. Allemaal via WhatsApp-groepen en losse mails.
De afrekening
Wie speelde hoeveel wedstrijden, wie betaalde al, wie moet nog? Op het einde van het seizoen begint het rondbellen.
Vijf stappen van inschrijving tot eindklassement.
Je doorloopt het tornooi in fases. PlayWhen zegt op elk moment wat de volgende stap is, en opent of sluit automatisch wat spelers te zien krijgen.
Inschrijvingen
Importeer de inschrijvingen uit je formulier, kijk ze na en maak in een klik de spelersaccounts aan.
Beschikbaarheden
Elke speler duidt zijn eigen momenten aan. De tool toont meteen wanneer beide ploegmaats kunnen.
Planning
Eerst een simulatie: je ziet hoeveel wedstrijden een datum krijgen en waar het knelt. Dan een klik, en de volledige kalender staat er, iedereen tegen iedereen, verdeeld over terreinen en speelweekends.
Wedstrijden
Spelers voeren zelf hun uitslag in, verplaatsen of geven forfait. Iedereen krijgt automatisch bericht.
Afrekening
Het klassement is altijd actueel. Wanneer jij het vraagt, krijgt elke speler een overzicht van zijn eigen bijdrage.
Een vrijwilliger moet dit aankunnen op een dinsdagavond.
Daarom staat er geen handleiding bij. Je opent het beheer, de tool zegt wat er nu moet gebeuren, en je duwt op de knop. Onder die eenvoud zit wel alles wat een volledig seizoen nodig heeft.
Vier schermen, meer heb je niet nodig
Klik erdoor en bekijk wat de clubverantwoordelijke echt te zien krijgt. Dit zijn de schermen uit de tool zelf, niet een gepolijste tekening.
- De tool zegt zelf wat de volgende stap is, elke fase opnieuw
- Alles vanuit een scherm: rooster, planning, uitslagen, klassement, geld
- Geen enkele instelling die je moet begrijpen voor je kan beginnen
- Wat niet automatisch lukt, wordt gemeld in plaats van fout gedaan
| Poule | Ploegen | Wedstrijden | Uitkomst |
|---|---|---|---|
| DH 30 | 8 | 28 | alles ingepland |
| DD 35 | 7 | 21 | 2 blijven open |
| GD 40 | 6 | 15 | alles ingepland |
| # | Ploeg | Ptn | Gesp. | W | V |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Alex Peeters / Jonas De Smet | 19 | 7 | 6 | 1 |
| 2 | Bart Claes / Ruben Maes | 19 | 7 | 6 | 1 |
| 3 | Tom Janssens / Kevin Wouters | 15 | 7 | 5 | 2 |
| 4 | Jan Aerts / Wim Michiels | 11 | 7 | 3 | 4 |
| 5 | Kris Vermeulen / Paul Dupont | 8 | 7 | 2 | 5 |
| Speler | Wedstr. | Bedrag | Status |
|---|---|---|---|
| Tom Peeters | 7 | € 21,00 | betaald |
| Lien Maes | 7 | € 21,00 | betaald |
| Bram Gielen | 6 | € 18,00 | herinnerd |
| Sara Nys | 4 | € 12,00 | open |
Minder werk voor jou begint bij een scherm dat je leden zelf snappen.
Als je minst digitale lid het niet snapt, doet de helft niet mee en komt de rest bij jou terecht. Daarom is aan de spelerskant het langst geschaafd: elke vraag die een speler zelf kan beantwoorden, is een telefoontje dat jij niet krijgt.
Wat je leden zelf doen
Van beschikbaarheden aanduiden tot betalen. Alles in de browser, op het toestel dat ze toch al in hun hand hebben.
- Geen app, geen installatie: een mail met een link en je lid is binnen
- Werkt op de gsm, want daarop vult iedereen zijn beschikbaarheden in
- Alles op een pagina: zijn momenten, zijn wedstrijden, zijn stand, zijn kosten
- Uitslag invoeren, verplaatsen, forfait geven: allemaal zonder jou
- Wachtwoord vergeten of adres veranderd? Dat lost hij zelf op
| Omschrijving | Aantal | Bedrag |
|---|---|---|
| Inschrijving poule DH 30 | 1 | € 10,00 |
| Gespeelde wedstrijden | 7 | € 14,00 |
| Forfait tegen Jan Aerts / Wim Michiels | 1 | € 2,00 |
| Totaal | € 26,00 |
Het werk kwijt. De controle bij de club.
Automatiseren is pas geruststellend wanneer je er ook weer uit kan. Op elke plek waar PlayWhen zelf beslist, staat een knop waarmee jij die beslissing overneemt. Dat is geen noodrem achteraf; het hoort bij hoe de tool werkt.
Eerst simuleren, dan pas vastleggen
Je ziet vooraf hoeveel wedstrijden een datum krijgen, welke reeks vastloopt en welke ploegen daar de oorzaak van zijn. Niets wordt weggeschreven tot jij op de knop duwt. En nadien kan je elke wedstrijd nog verzetten zonder dat de rest verschuift.
Wat niet past, wordt gemeld
Twee ploegen zonder gemeenschappelijk moment worden niet zomaar ergens neergezet. Ze komen bij jou en bij hen op het scherm als "nog te plannen", en spreken zelf een vrij moment af. Wil je toch dat elke wedstrijd een datum krijgt, dan zet je dat per tornooi aan; die wedstrijden krijgen dan het label "geforceerd".
In een keer, of in delen als je dat wil
Standaard plan je het hele seizoen in een keer. Wil je liever bijsturen, bijvoorbeeld na nieuwjaar, dan verdeel je het seizoen in delen. Elk deel wordt dan pas ingepland wanneer jij het opent, met verse beschikbaarheden; wat al gespeeld is, blijft ongemoeid.
Je ziet elke mail die vertrekt
De grote berichten verstuur jij zelf, met een knop en na een voorbeeld. Alleen de herinnering voor een wedstrijd en de por bij een ontbrekende uitslag gaan automatisch. Alles staat achteraf in het mailoverzicht.
De afrekening wacht op jouw beslissing
Ze blijft staan tot jij ze verstuurt: halverwege, op het einde, of in een keer voor alles.
En overal kan je zelf tussenkomen
Een uitslag rechtzetten, een ploeg vervangen, een wedstrijd op forfait zetten. De tool doet het werk, jij houdt het laatste woord.
Gratis tot er gespeeld wordt.
Geen abonnement, geen opstartkost, geen limiet op het aantal spelers. Je betaalt enkel voor wedstrijden die echt gespeeld zijn.
gespeelde wedstrijd
Een dubbelwedstrijd kost de club dus 1 euro. Er staan twee ploegen op het terrein, en dat maakt de maat die nooit verandert: 50 cent per ploeg per gespeelde dubbelwedstrijd, of jullie tornooi nu 200 of 2.000 wedstrijden telt.
Je betaalt achteraf. Forfaits en no-shows tellen mee als gespeeld.
Wat betaalt de club aan PlayWhen?
€0,25 per speler per gespeelde wedstrijd. Eén factuur na afloop van het tornooi, aan de club. Geen abonnement, geen opstartkost en geen minimum.
Wat rekent de club aan haar spelers?
Dat bepaalt de club volledig zelf. Inschrijfgeld, bijdrage per wedstrijd, het moment van innen en je eigen betaalinstructies blijven van jullie. Dat geld gaat rechtstreeks naar de rekening van de club; wij zien het niet en nemen er niets van af.
Wil je het exacte bedrag voor jullie tornooi?
Stuur ons je tornooi van vorig jaar door. Wij tellen de wedstrijden, rekenen de kost uit en zetten hetzelfde tornooi klaar in PlayWhen, zodat je het naast elkaar ziet.
Laat mijn tornooi doorrekenenGebruik je vandaag al software voor je clubtornooi?
Dan is de vraag niet of het beter kan, maar wat het je kost om te wisselen. Kort antwoord: hetzelfde prijsmodel, dezelfde formule, en je huidige tornooi als vertrekpunt.
Je budget verandert niet
PlayWhen rekent 25 cent per speler per gespeelde wedstrijd. Werk je vandaag met software aan datzelfde tarief, dan kost overstappen je niets extra. Geen opstartkost, geen abonnement, geen contract.
Je formule mag blijven zoals ze is
Dezelfde reeksen, dezelfde ploegen, en je seizoen in een keer of in delen, zoals je gewend bent. Je hoeft je tornooi niet te herdenken om het hier te kunnen draaien.
Je ploegen zet je er in een keer in
Je plakt je lijst als tekst in het beheer, een ploeg per regel. Wij nemen je vorige tornooi over als voorbeeld, zodat je ziet hoe het eruitziet voor je iets beslist.
Mis je iets wat je vandaag wel hebt?
Zit er in je huidige systeem een functie waar je club op draait en die je hier niet ziet staan? Laat het ons weten. PlayWhen wordt gebouwd met clubs erbij, en dit soort vragen bepaalt wat er als volgende bij komt. Je krijgt een eerlijk antwoord: of het erin komt, wanneer ongeveer, of waarom niet.
Alles wat een clubseizoen nodig heeft, van inschrijving tot betaling.
Negen dingen die een clubtornooi nodig heeft, en die je hier geen van alle apart moet bijkopen. Er zijn geen pakketten: elke club krijgt hetzelfde.
Kort en duidelijk.
Benieuwd wat het voor jouw club kan betekenen?
Laat iets weten, dan praten we vrijblijvend over de mogelijkheden voor jullie tornooi. Wil je het daarna echt zien, dan zetten we een voorbeeld klaar met jullie eigen poules en terreinen erin. Geen verkooppraatje, geen verplichtingen.
Gratis tot er gespeeld wordt. Daarna 25 cent per speler per gespeelde wedstrijd, zonder abonnement en zonder opstartkost.