Algemene voorwaarden

Versie van 31 augustus 2026. Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst tussen Fly Media bv en een club die PlayWhen gebruikt.

1. Wie zijn wij, en wat leveren we

PlayWhen is een dienst van Fly Media bv, Kauwereelstraat 35, 3051 Oud-Heverlee, ondernemingsnummer 0773.416.731, btw BE 0773.416.731. Je bereikt ons op hello@playwhen.be.

We leveren software waarmee je club haar clubtornooi organiseert: poules en ploegen beheren, beschikbaarheden opvragen, wedstrijden inplannen, uitslagen en klassementen bijhouden en per speler afrekenen. Je huurt die software; je koopt ze niet en je krijgt er geen broncode bij.

De dienst draait op onze servers en is bereikbaar via een eigen adres voor jouw club. Je hebt enkel een browser en een internetverbinding nodig.

2. Hoe een overeenkomst begint

Ze begint zodra wij je club aanmaken en je toegang krijgt. Er is geen opstartkost en geen minimumduur.

Word je club op proef gezet, dan kan je alles gebruiken tot de einddatum die we afspreken. Loopt die af zonder dat je verdergaat, dan sluit de toegang en verwijderen we je gegevens zoals in artikel 9 beschreven.

3. Wat het kost

Je betaalt per speler per gespeelde wedstrijd. Een dubbelwedstrijd kost dus vier keer het tarief, een enkelwedstrijd twee keer. Speelt er iemand mee als vervanger, dan blijft dat twee per kant; die verdeel je onder elkaar. Het tarief spreken we vooraf af en staat, samen met wat er tot dan verschuldigd is, op het tabblad Afrekening van je tornooi.

Wat meetelt als gespeeld: een uitgespeelde wedstrijd, een forfait en een no-show. In alle drie de gevallen was het terrein bezet en deed de organisatie haar werk. Een wedstrijd die nooit doorging, kost niets.

Wat je niet betaalt: een opstartkost, een abonnement, een prijs per speler, per poule of per tornooi, en er is geen limiet op het aantal leden. Alle functies zitten erin; er zijn geen pakketten.

We rekenen af per tornooi en niet per club. Heb je twee tornooien tegelijk lopen, dan krijg je voor elk een afrekening.

Alle bedragen zijn exclusief btw.

4. Facturatie en betaling

We factureren na afloop van een tornooi, op basis van wat er werkelijk gespeeld is. Op het tabblad Afrekening zie je op elk moment wat de stand is, dus een factuur bevat nooit een verrassing.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum. Betaal je niet tijdig, dan sturen we eerst een herinnering. Blijft betaling uit, dan mogen we de toegang opschorten tot er betaald is; je gegevens blijven in die periode bewaard.

5. Het geld van je eigen spelers

Dit is een aparte geldstroom en het is belangrijk dat het verschil duidelijk is.

Wat jij je spelers aanrekent aan inschrijfgeld en wedstrijdbijdrage, bepaal je volledig zelf. Dat geld is van je club en komt rechtstreeks bij haar terecht. Wij zien het niet, beheren het niet en nemen er niets van af.

Laat je online betalen, dan koppel je je eigen Mollie-rekening. De betaling loopt dan tussen je speler en jouw rekening; wij maken de betaalopdracht aan en horen van Mollie of ze gelukt is. Wij zijn geen betaaldienstverlener en treden nooit op als tussenpersoon voor dat geld. De overeenkomst met Mollie sluit je zelf, en hun voorwaarden en tarieven gelden daarvoor.

Discussies over wat een speler jou verschuldigd is, gaan tussen jou en die speler. Wij bemiddelen daar niet in.

6. Wat wij van jou verwachten

• Je zorgt dat wie toegang krijgt tot het clubbeheer daar ook toe bevoegd is, en dat wachtwoorden niet gedeeld worden.
• Je geeft ons correcte gegevens over je leden en houdt ze bij.
• Je gebruikt de dienst niet om ongevraagde berichten te versturen aan mensen die niets met je tornooi te maken hebben.
• Je probeert de dienst niet te overbelasten, te omzeilen of na te bouwen.

Jij bent verantwoordelijk voor wat jouw beheerders in de tool doen. Zet je per ongeluk een fase te ver of verwijder je een poule, dan kunnen wij dat vaak rechtzetten, maar we garanderen dat niet.

7. Beschikbaarheid

We doen ons best om de dienst te laten draaien, maar we beloven geen percentage. Onderhoud plannen we bij voorkeur buiten de uren waarop er gespeeld wordt, en bij een langere onderbreking laten we het je weten.

Valt de dienst uit op een moment dat het je echt raakt, meld het ons; we lossen het op zo snel we kunnen. Een clubtornooi loopt over maanden, dus een onderbreking van enkele uren is vervelend maar zelden onherstelbaar.

8. Aansprakelijkheid

We zijn aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onze fout, tot maximaal het bedrag dat je ons in de twaalf maanden daarvoor betaalde.

We zijn niet aansprakelijk voor gederfde winst, voor gemiste inkomsten uit een tornooi, of voor schade die volgt uit gegevens die jij of je leden zelf verkeerd invulden. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove fout van onze kant, en ook niet wanneer de wet ze verbiedt.

9. Stoppen, en wat er dan met je gegevens gebeurt

Je kan op elk moment stoppen. Er is geen opzegtermijn en geen boete; laat het ons weten en we sluiten je club af. Wat er tot dan gespeeld werd, factureren we nog.

Wij kunnen de overeenkomst beëindigen wanneer je ondanks herinnering niet betaalt, of wanneer je de dienst gebruikt op een manier die schade toebrengt aan anderen. We laten dat vooraf weten, tenzij dat redelijkerwijs niet kan.

Na het stoppen bewaren we je gegevens nog drie maanden, zodat je ze kan opvragen of je zich kan bedenken. Daarna verwijderen we ze, met uitzondering van wat we wettelijk moeten bijhouden: facturen bewaren we zeven jaar.

Vraag je vóór het verstrijken van die drie maanden om een uitvoer van je gegevens, dan bezorgen we die in een leesbaar bestandsformaat.

10. Persoonsgegevens

Voor de gegevens van je leden ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. Wat we precies verwerken en waarom, staat in ons privacybeleid, dat deel uitmaakt van deze overeenkomst.

Wij verwerken die gegevens enkel in jouw opdracht, geven ze niet door aan derden buiten wat daar vermeld staat, en verwijderen ze wanneer je dat vraagt. Vraagt een van je leden ons rechtstreeks om inzage of verwijdering, dan sturen we die vraag naar jou door, tenzij het duidelijk sneller is dat wij ze uitvoeren.

11. Wijzigingen aan de dienst en aan deze voorwaarden

We ontwikkelen de tool verder. Nieuwe functies komen erbij zonder dat de prijs verandert. Verdwijnt er een functie waar je op rekende, dan laten we dat vooraf weten.

Wijzigen we deze voorwaarden of het tarief, dan verwittigen we je minstens een maand vooraf. Ga je niet akkoord, dan mag je stoppen voor de wijziging ingaat, zonder kosten.

12. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Geraken we er samen niet uit, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd.

Blijkt een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere gewoon gelden.